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未来高校档案管理变革方向在哪里?

技术知识库 时间:2023-07-25 10:46:46 277 次浏览

文章来源:南大智星

文章标签:【智慧档案库房】【智慧库房管理系统】【档案库房智能化】【RFID档案管理系统】【档案库房环境监控】【档案库房监控系统】【学校机房监控】【高校机房监控

中国共产党第十九届中央委员会第五次全体会议审议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》简称十四五规划明确对未来我国众多产业发展提出了更高要求,其中,具体高校档案事业如何适应国家工作建设新要求?未来高校档案管理变革方向又在哪里?让我们一探究竟。

一、中国高校档案管理变革新趋势

在我国信息化大数据高速发展、各级各类档案机构快速改革的新背景、新形式下,高校档案数字化建设进程进一步加快。高校档案管理工作也要随时代趋势而转变管理思想与方式,这样才能在面对内容更加丰富、需求更加多样的档案管理工作上,不断提升效率并获得可持续发展的创新管理能力。

在“十三五”期间,“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进,深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式,国家大力倡导档案利用便捷化、档案安全高效化以及档案管理信息化。

相比“十三五”重点提出的的高校档案信息化变革,“十四五规划”下对高校档案管理提出了更进一步的“智能化“的全新变革要求。在《十四五规划》第12条中指出要推动互联网、大数据、人工智能等同各产业深度融合,”人工智能“是互联网、大数据发展到一定阶段之后必然的进一步发展趋势。高校档案主要是产生于教学、科研、学生管理等大量的档案信息,运用人工智能技术不仅可以加快高校档案信息化的步伐,还可以通过智能化的利用更好体现这些档案的价值和学校档案部门的贡献。

二、智能化要求下,高校档案工作变革新思考

1. 掌握档案资源主动权

目前,各高校档案馆档案收集的模式基本是,高校各档案形成单位根据归档要求,对需要归档的材料进行收集、录入档案管理系统、上传相关材料的电子版,最后将归档材料移交至学校档案部门进行保管。在这个环节,如果仅依靠人工的数据信息搜集,不仅难以保障信息的准确性,还大大增加了管理工作的难度。

智能化要求下,高校档案部门要掌握档案资源的主动获取,就要做好以下几点:

(1) 做好管理系统与档案管理系统的对接工作,比如OA对接,减少档案信息二道手;

(2) 做好档案著录自动化工作,利用人工智能技术根据档案的内容和信息,自动完成档案著录,让档案工作者从繁琐的行政管理工作中解脱出来;

(3) 做好档案质量检测工作,利用人工智能技术对人工著录信息进行检测比对,保障信息准确性;

2. 安全保存档案资源

近年来,在国家建设数字档案馆政策下,各高校都在大力推进档案数字化建设,档案数字化资源占比逐渐提高,但是由于一些高校档案管理部门投入有限,未配备信息化管理平台或管理平台落后,经常会造成电子档案存储丢失、实物档案与电子档案不相符的情况发生。

智能化要求下,高校档案部门要安全保存档案资源,就要做好以下几点:

(1) 管理系统要定期自动化备份数据,并对存储状态自动监控,避免存储空间不足等问题造成电子档案缺失;

(2) 对接RFID库房管理系统,简化实物档案利用流程,提高档案利用效率;

3. 高校档案管理手段多样化

在数据信息日益繁多、种类逐渐丰富的今天,高校档案管理工作在规范化管理的基础上,更要信息化、多样化、灵活化管理。

智能化要求下,高校档案部门管理手段多样化,就要做好以下几点:

(1) 面对多种格式类型的档案,要支持多种格式的转换和保存;

(2) 业务管理流程多样化,要根据实际情况自定义业务流程及自定义工具,满足多样化业务场景需要;

4. 高校档案工作切勿“重藏轻用”

随着高校档案数字化建设号召,高校档案管理工作已经从“重藏轻用”转变为了“藏用并重”。无论是大数据还是传统意义上的数据最大的价值都是在分析和应用,创造新价值。高校档案事业如何充分挖掘利用档案信息资源,发挥其为校管档、为校守史、为校服务的基本功能,是未来高校档案工作全新目标。

智能化要求下,高校档案部门更好利用档案,就要做好以下几点:

(1) 查找是一切利用的基础,要充分利用人工智能技术在查找搜索上节省更多时间;

(2) 编研工作要智能,利用人工智能技术自动结合命名实体识别和关系抽取技术,自动形成关系图谱辅助编研,减少工作量的同时保证完整性;

(3) 避免敏感内容,要利用人工智能技术对敏感事件或人物,自动提醒;

(4) 利用人工智能技术形成档案数据报表,数据可视化;

总之,高校档案机构应正确认识并紧跟当前时代背景下档案工作的变革趋势,更新知识,顺势而为,以《十四五规划》为指导,加强人工智能与高校档案工作的融合,运用大数据、人工智能技术充分挖掘档案资源价值,推动高校档案管理可持续发展,让智慧档案馆早日成为现实。

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