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智慧档案馆功能框架的构建

技术知识库 时间:2023-11-14 17:41:49 187 次浏览

关键词:【智慧档案库房】【智慧库房管理系统】【智慧库房一体化管理平台】【智能档案馆】【RFID档案管理系统】【档案库房环境监控

 

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01智慧档案馆功能实现技术

随着现代信息技术的迅猛发展,物联网、大数据、人工智能、区块链和信息安全技术已广泛应用于多个领域。物联网技术优化智慧档案馆中数据间以及人与数据的连接,使信息传递、识别和管理更为便捷;大数据技术助力档案数据采集,并扩展至智慧城市其他分支的广泛数据收集和分析;人工智能技术将档案服务从被动转为主动,实现了智慧档案馆的核心“智慧”;RFID 技术促进智慧档案馆与档案实体的紧密结合,推动档案智能化管理的实现;信息安全技术对抵御智慧档案馆可能面临的威胁至关重要,特别是在智慧城市背景下,数据安全引发了众多学者的关注,如鲁俊杰所指出,当社会各核心部门系统实现数据共享时,信息安全将成为政府和社会头上悬着的堰塞湖。最后,区块链技术不仅能打破智慧城市业务间的壁垒、促进数据共享,还能有效应对数据管理和交互中的安全挑战。

02感知层-数据采集

传统档案馆、数字档案馆和智慧档案馆都将数据采集作为基础工作,但智慧档案馆具有独特的全面感知功能。它的数据采集范围更广,包括各地区、各层级的国家机构、事业单位、高校和社会组织等产生的数据。按照其来源划分,数据可分为内部数据和外部数据。内部数据一般包括部门工作中产生的业务数据,如政府各级各类职能部门的公务文书、政府决策、业务往来、职能履行方面的文本与数据内容;事业单位中的人事档案,如个人身份、学历、资历等方面的证明材料,各级党委(党组)和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的历史记录;各级各类高校教职工数据、学生数据、招生数据、升学数据、教育经费等。普遍具有真实性和权威性,采集和处理相对简洁。外部数据采集主要涉及智慧城市各分支部门的共享数据和互联网信息。例如,通过分析网络社交和媒体数据,网页浏览量和公众关注度等,政府可以以此预测舆论趋势,做出相应调整,进行正确的舆论引导。也可以更好地了解公众的困难与需求,及时做出工作调整。

在数据采集过程中,智慧档案馆要突出全面感知的特点,依托物联网、区块链、网络爬虫等高新互联网技术,广泛、全面采集档案数据,同时也要尽可能确保档案信息的真实性、时效性,为接下来的分析层打下坚实基础。各级智慧档案馆应明确好自身定位,有计划,有目的进行广泛数据采集,为其他部门提供真实、全面、客观的档案数据,力求成为智慧城市结构中至关重要的“交通枢纽”。

无论是内部数据还是外部数据,在数据库存储中结构类型划分也十分必要,具体可分为结构化、半结构化和非结构化数据。结构化数据具有权威性,处理较为简单,主要包括政府公务文书、人事档案等归档文件;半结构化数据更加灵活,包括 HTML 文档、简历、email、日志等;非结构化数据较为分散,今后检索较为复杂,主要包含公众号、抖音、微博等 app 所产生的音像、视频、图像等。

03传输层-数据处理

智慧档案馆在感知层采集的海量内外部数据后,将进入到分析层进行数据处理,通过数据筛选、数据存储、数据挖掘、数据分析,进行合理归档,形成智慧档案馆馆藏资源建设。相较于数字档案馆,智慧档案馆在馆藏资源建设方面更加突出智慧化功能。

在数据筛选阶段,智慧档案馆工作重心应多放在筛选外部数据上,外部数据的采集种类更加繁杂且数量庞大,其真实性和一致性有待考证。其次,用户在智慧档案馆中办理业务所生成的数据,也可以进行数据筛选,并适当做出工作调整,以满足用户需求,形成良性循环。在数据存储阶段,一方面要做到档案库房安全,安装智能化硬件设备,可以实时控制电子档案和纸质档案库房的湿度、温度以及空气质量,另一方面运用 RFID 射频识别技术将档案做好标签,实现档案实体和数字档案虚拟化,使用户进行档案查找和定位时更加准确和便捷。在保障档案实体安全的同时,可以为接下来的档案挖掘与分析阶段打下基础,进而提升高质量的知识服务水平。

在数据挖掘与分析阶段,档案资料的整合与利用是其实现的基础,其水平的提升依托于档案信息的数据存储功能。数据挖掘与数据分析可以将多种分类的档案信息进行统计整合,是下一阶段主动为用户提供服务功能实现的前提。现阶段由于信息技术的快速发展,数字档案馆难以处理海量的档案信息,大量档案以文档、音频、图像等形式存储在数字档案馆库房中,难以对其进行有效的挖掘与分析,经过长时间的堆积,前期的投入不能换来有效的成果输出,逐步成为“档案垃圾”。智慧档案馆能够依托智慧城市下的大数据、人工智能等高新技术,构建数据挖掘模型,将海量数据进行整合分类,构建系统性、广泛性、统一性的档案数据关系,努力打造专业化、规范化的档案信息服务。

此外,服务层主动为用户提供服务后所留下的数据痕迹可以进行数据再加工,形成独特的以用户为基础的反馈机制,这是数字档案馆与传统档案馆所不具备的。智慧档案馆是以用户为核心,努力为用户打造优质服务的档案机构,其完善的用户反馈机制十分必要,用户在办理业务时留下的数据痕迹通过数据分析可以了解用户的档案需求,在档案信息资源建设的过程中可以对此进行适当参考,主动分析用户偏好并做好总结,深度挖掘用户潜在需求,进而对自身的核心资源建设和数据服务形式进行积极优化。此外,完善的反馈机制也可以为用户提供见地独特、别出心裁的优质档案服务,体现智慧服务的功能属性。

04服务层-用户服务

服务层是智慧档案馆实现“智慧”之所在,是智慧档案馆功能框架的核心层级。与传统数字档案馆相比,智慧档案馆服务形式发生了根本改变:由传统的用户去查证平台获取档案的被动服务转变为依赖计算机对于用户查证行为的分析功能挖掘用户潜在的档案需求,进而为用户提供精准的主动服务。在人工智能、大数据等技术的保障下,服务层通过数据加工从服务形式、服务手段、服务内容提供以用户需求为核心的档案智慧服务功能,为用户提供全方位、宽领域、多层次的人性化服务,从根本上解决结构单一、查档繁琐、信息缺失等问题,增强用户的服务体验。

智慧档案馆的服务形式更加多样化,由最初的用户→检索系统→档案实体的单一服务形式转变为“档档相联、人档相联、人人相联”的智慧服务形式,打通用户与检索的单向壁垒。智慧档案馆通过分析层的数据处理,以用户需求为核心,适时为用户提供经过分类整理的多模块专题档案等信息资源让用户按需择优挑选。相反,用户在办理查档业务时可登录个人账户,在办理业务时可将所需档案进行个性化标注并保留历史记录,以便下次查档利用更加便捷。

在服务手段方面主要表现为以智慧档案馆提供主动服务与智慧城市背景下高新技术的结合。与数字档案馆仅做到到馆查档等单一手段不同,智慧档案馆服务的手段更多体现在具体的应用场景中,一些典型场景如下:

(1)智慧识别。无论是智慧档案馆实体还是利用物联网虚拟传感技术,都能够通过人脸识别等多重方式完成身份验证,同时连接档案馆库门禁系统、查档系统等,使用户能够便捷、无障碍地完成业务操作,提升业务能力办事效率,增强用户实际体验。

(2)智慧导航。利用 AR 技术与 GPS 精准定位系统,用户可通过 app 对应自身在馆内具体位置。同时 app 将实时推送区域内设施简介、导航等信息,方便用户进行实时参考和咨询。

(3)智慧推送。通过分析层数据再加工,利用人工智能算法对用户的资料、查档数据、行为数据等进行数据建模,为用户提供适当、精准、智能的推送服务。

(4)智慧库管。利用实体机器人管理档案信息资源,包括档案库房管控、导航和咨询服务等。通过计算机编程模拟人工操作,将一些较简单与常规化的工作转为机械化,有效简化档案工作人员日常大量枯燥的工作,从而有更多时间去做一些操作性强的工作

在服务内容方面,智慧档案馆由传统的档案实体服务与档案信息服务逐步向档案知识服务转变,随着大数据、人工智能等信息技术发展,智慧档案馆在功能上发生转变,以“知识流”为基础,注重知识挖掘与知识创新,以用户知识需求为核心提供知识服务。

 

深圳计通智能公司智慧库房一体化管理平台解决方案涵盖RFID档案管理系统、智能环境监控系统、智能密集架系统等相关档案库房设备的管理和服务功能,可为智慧档案馆(室)的智能化管理与服务提供强大支持。该平台解决方案适用于档案库房、图书馆、博物馆、展览馆等场所,能够全面满足行业客户不同场景需求,为用户提供了更好的使用体验和价值。

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计通智能智慧库房一体化综合管理系统

 

【计通智能】深圳市计通智能技术有限公司(“计通智能”)创立于1998年,属国家高新技术企业、专精特新企业,是国内领先的智能监控数字化解决方案提供商。公司以“客户安、员工安、企业安”的计通三安文化®为基石,始终秉承“智能监控 计通好用”的理念,致力为全球数智化建设提供优质的产品和服务。

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文章来源:档案防护盾

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