智慧档案馆建设的意义

文章来源：档案界
文章标签：【智慧档案库房】【数字档案库房】【智慧库房管理系统】【RFID档案管理系统】【智能密集架控制系统】【RFID】【库房环境监控】【库房安防监控】

智慧档案馆建设的意义，智慧档案馆的演变过程是从传统档案馆、数字档案馆以及智能档案馆的基本条件上发展而来的，构建智慧档案馆在全新的城市形态中已经成为发展的必然要求。

智慧档案馆的本质在于信息化与实体信息的高度融合，利用物联网、云计算、大数据分析等技术，对档案资源进行感知、探索、整合及挖掘，全方位、多层次、多角度的为用户提供档案信息服务。智慧档案馆建设对于档案管理服务、行业理论建设、社会城市发展等都具有重要意义。

智慧档案馆建设的意义

智慧档案馆建设集新技术、新思维、新服务于一体，针对档案馆自身发展而言具有十分重要的影响，主要表现在以下几方面：

1.突破档案信息资源开发利用

传统的档案信息利用仅仅表现在人工调阅，用户很难获取档案背后更深层次的价值，智慧档案馆利用现代化信息技术对实体档案资源进行采集、整合、加工、分析以及挖掘，对档案信息资源进行综合处理与协同利用，从而发现新信息、新知识，生成科学、系统的知识架构，为用户进行推送，实现档案信息资源的增值和深层次利用。

2.实现档案管理流程智慧化

智慧档案馆围绕档案实体及其信息而开展的收、管、存、用等业务，通过RFID、大数据、云计算等技术自主感知、汇集、记忆、分析信息，挖掘知识、发现关系，完成既定的档案工作业务，实现档案信息的一体化管理。其次针对档案馆设备运行，如供电供水、消防、温湿度控制等设备及密集架等档案装具等能够进行智能控制，为档案资源提供良好的环境。

3.创新档案服务模式

人工调阅模式已经不能满足当前社会下人们对于档案服务的需求。社会的发展让网络化、便捷化、高效化、知识化以及个性化服务模式成为当前用户对建设智慧档案馆的诉求。智慧档案馆中的大数据技术，对用户身份、借阅内容、搜索方式等进行数据化分析，挖掘用户隐形诉求，改善服务方式，实现档案服务从“供给导向”模式向以用户为中心的“需求导向”模式转变。

拓展行业理论建设

智慧档案馆是数据化时代下档案学术界探讨和研究的重要内容，对于行业理论的发展具有十分重要的学术价值，随着科学的进步，智慧档案馆也将迎来跨越式的发展，实现档案资源的互联、制度、技术的集成，档案信息与人员之间的业务协同和服务交互。智慧档案馆不仅仅囿于技术应用的层面，还应有更宽广的内涵和实践意义，从知识以及理论层面的分析，解读智慧档案馆“智慧”的本质，将拓宽行业理论建设，为未来的发展提供实践路径参考。

助推智慧城市发展

档案作为社会发展的真实记录，在信息化社会中的作用举足轻重，是智慧城市建设过程中不可或缺的重要基本信息。智慧档案馆建设是智慧城市建设的重要组成部分，城市档案的智慧管理，通过透彻的感知、智慧的发现、跟踪、收集智慧城市产生的具有长久保存价值的资源，有效整合数据信息并实现智能化处理，让智慧档案馆成为智慧城市记忆资源的存储基地以及信息服务中心，助推智慧城市的快速发展。

智慧档案馆建设的意义

作为传统档案馆、数字档案馆建设的更高层次和阶段，智慧档案馆的理念确立以及实际建设迫在眉睫。智慧档案馆有狭义和广义两个概念，狭义智慧档案馆是指包含多元化档案资源中传统档案和新型档案内容信息和载体信息的档案馆建设等方方面面的内容。广义的智慧档案馆是指涉及全部信息的档案馆，凡是数字化、智能化等信息化管理下的档案馆都一律统称为广义智慧档案馆。

智慧档案馆是以多元化的档案资源为管理对象。智慧档案馆建设是“智慧城市、智慧中国、智慧地球"建设与发展的重要组成部分，社会大发展也迫切要求档案馆建设主动融人和跟进这一发展大趋势。因此，这就更加需要将档案管理信息建设推向一个更新阶段，并且要我们主动瞄准智慧档案馆的新目标而积极发力。在未来，所有事物的流程、运行方式等管理都要实现智能化，智能技术与智能管理已经成为未来社会发展大趋势。未来档案馆建设应该积极跟进技术发展的新趋势，为未来档案馆建设与发展铺平道路，为可持续发展创造条件。

当今信息时代，信息技术呈现出许多新特点。比如，物联网技术的发展实现了物体的智能化管理；4G移动通信的发展，使服务范围更大、更多的移动经济接人移动通信网络，支持的业务范围更加广泛。再比如，云计算技术广泛应用，将对档案信息资源管理产生深刻而直接到影响。在认识方面，多数人认为数字档案馆建设就是智慧档案馆，把二者概念混淆。事实上，二者有着很大的区别。仅仅使用了物联网、云计算等还不能叫做真正的档案馆。智慧档案馆是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理与档案馆运行效率和服务水平。真正的智慧档案馆是有足够的能力对档案资源管理与发展、各类信息的感知与挖掘，通过各种现代科技手段研究与分析并提取形成智慧信息，并将其应用与管理、决策和服务。“智”和“慧”可理解为“智能的感知。

数字档案管理的产生，给传统档案工作带来了革命性的变革与发展。但是，从严格意义上说，或者是从未来发展战略来看，还会有存在一定的制约因素或局限性，比如理念、技术和资源等。数字档案馆建立和发展实际上不是档案管理的改革，而是档案信息管理变革。数字档案馆建立没有在档案管理实体方向实现突破，表现为档案信息与档案实体信息没有很好结合。数字档案馆不具备开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能。数字档案馆资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性，因为它受制于传统档案资源的严格限制。另外，数字档案馆技术、信息管理、服务、安全等方面仍有一定程度的薄弱环节。相比之下，智慧档案馆将实现档案信息感知与服务的广泛化，再通过“三网融合"，加快实现城乡间档案信息服务全覆盖。

智慧档案馆能够全面感知、分析和整合档案资源和档案馆的运行信息，可以为档案管理和信息开发创造了更美好的前景。智慧档案馆在智慧城市建设中的作用越来越大，作为智慧城市建设的重要组成部分，其价值愈加显现，比如，可以为市民发挥多元化的信息资源服务作用；符合市民和社会组织需求导向；建立广覆盖、多样化、多途径的档案信息服务体系等，让市民和诸多社会组织感受到档案馆信息化带来的智慧服务和个性化服务。智慧档案馆建设与发展能够大大提高工作效率，可以更好的为党政机关、事业单位、企业、社会组织、基层群众等提供优质服务，为全社会提供档案信息共享支撑平台。

智慧档案馆的体系与构成框架

现实中，我们不能忽视如何突破数字档案馆的局限性。智慧档案馆建设关键在于突破数字档案馆信息应用的理念、范围和模式，“建立集全面感知，资源多元、双模有储、综合处置、泛在应用”等于一体的档案及档案管理与运营的综合支撑平台。

多元资源

多元化的档案资源是智慧档案馆建设的信息化基础。信息资源一般是由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息回归档案数据库等构成的档案内容信息资源，还包括档案目录、索引、类别等构成的档案管理信息资源，还有基于射频识别技术的档案实体信息资源，由网络信息、媒体信息、非物质文化信息等城乡社会记忆资源；以及由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源，由供电信息、湿温度信息、安保构成的档案楼宇管理信息资源。

全面感知

档案智慧管理的第一要素就是感知，也是明确要求。通过相应的技术手段和管理策略将档案实体、档案内容、档案管理信息等与互联网联系起来，实现对档案内容信息的感知，实现对档案实体的感知，实现对档案管理信息的感知，即感知信息、感知档案、感知管理。感知需要高的技术要求，比如，要通过RFID技术实现对档案实体的感知，用智能化定位、跟踪、识别、监控和管理实体。比如，在感知档案内容方面，通过智能化的数字挖掘技术的实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息。在档案管理状况感知方面，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和处置档案管理的状态。

智慧档案馆的“智慧”所在就是建立了应对和处理机制，而这种机制是建立信息基础之上的。通过对档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台，对档案信息感知方面进行利用政策容许度、相关内容、利用方式、途径合理性等评价。全方位提高档案信息利用的查全率、查准率、查速率，以便确保档案信息的充分利用。另一方面，通过对档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析，及时掌握档案管理的运行情况，把握档案工作标准，提出处置策略和考核指标，为档案工作者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议，从而提供可视化、量化的数据支撑和智慧支撑，实现档案信息、实体、管理环境的一体化管理，切实达到档案的交互式管理。

双模存储

大量数据的存储和运算时智慧档案馆建设有一大特征。实践证明，云计算不是解决海量数据矛盾和问题的唯一途径。比如，有一些档案具有安全和保密性的特征和特点，这就要求智慧档案馆具有独立产权、独立数据计算和相应的存储能力，这里先进设备、设施特别重要。同时，智慧档案馆建设还离不开云计算和云储存技术，这是因为海量数据处理和存储压力大，而潜在用户利用需求也需要这一技术支持。为此，智慧档案馆就一定要采取“自有”和“云”双模模式。可以预见，未来的智慧档案馆一定会运行于“档案云”范围之中。

泛在应用

随着现代化科技的快速发展，智慧档案馆的服务领域也即将随之扩大，服务范围将会更广泛。比如，跟进移动服务技术，建立移动数据信息查阅服务中心；再如，利用手机无线网等终端设备，实现档案信息服务的移动化。同时，我们应将档案信息服务纳人“三网"融合的新的终端设备。

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